Checkar för innovationsupphandling 2022 - grön omställning

Vinnova har i uppdrag att främja hållbar tillväxt genom att förbättra förutsättningarna för innovation. Förbättrade förutsättningar för innovation stärker kapaciteten att nå målen för hållbar utveckling i Agenda 2030. Genom våra insatser bidrar vi till det globala åtagandet att nå målen.

Vårt arbete för att bidra till målen i Agenda 2030

Finansieringen av checkar ska stärka förutsättningarna för användning av innovationsupphandling. Detta för att främja utveckling och spridning av nyskapande och bärkraftiga lösningar som bidrar till en resurseffektiv, cirkulär ekonomi och användning av klimatneutrala varor och tjänster.

Innovationsupphandling är en process som tar vid när en offentlig verksamhet har identifierat ett behov eller önskemål som inte täcks av det utbud av varor och tjänster som finns på marknaden eller som verksamheten känner till. Det kan handla om behov av nyutveckling, eller att nya lösningar finns men är oprövade, eller att lösningar finns på en annan marknad och behöver anpassas.

Processen innovationsupphandling innebär att offentliga organisationer och innovativa företag möts för att inför eller i en upphandling samarbeta kring att nya innovativa lösningar utvecklas, testas, anpassas, certifieras etc. Innovationsupphandling är inte en särskild metodik eller förfarande. Processen bygger på samma grund som annan offentlig upphandling, men även på samma logik som i andra typer av innovationsprojekt. Det är en kombination av traditionell offentlig upphandling och experimentella innovationsprojekt, vilket kräver kompetenser av många slag. För mer information om innovation och upphandling, se:

Vad är innovation i upphandling? | Upphandlingsmyndigheten

Finansieringen riktar sig till upphandlande myndigheter och enheter (upphandlande organisationer). Ni har identifierat områden där ni behöver nya lösningar och där ni tror eller vet att marknaden kan bidra. Därför befinner ni er i en innovationsupphandling eller ska ta fram beslutsunderlag inför en kommande innovationsupphandling. För att göra detta har ni behov av extern kompetens, eller tillgång till externa labb, testbäddar, test- och demoanläggningar, produktionsanläggningar och liknande infrastruktur i samband med en innovationsupphandling.

Innovationsupphandlingen ska bidra till minst ett av två tematiska områden:

• En resurseffektiv och cirkulär ekonomi.
• Klimatneutrala varor och tjänster.

Syftet med checkarna är att underlätta för upphandlande organisationer att fatta underbyggda och strategiska beslut i rätt tid, genom att dra nytta av extern kompetens när de egna resurserna eller kunskaperna inte är tillräckliga.

Checkar kan sökas under perioden 15 februari 2022 – 11 oktober 2022. Vinnova handlägger ansökningar var tredje vecka med start den 8 mars 2022. Beslut sker löpande och lämnas tre till sex veckor från inkommen ansökan.

Finansieringen är en del av Vinnovas satsning på innovation och upphandling i vårt strategiska område Transformativ offentlig sektor och civilsamhälle samt Regeringsuppdrag N2021/01194.

Regeringsuppdrag N2021/01194

Utlysningen riktar sig till upphandlande organisationer, det vill säga organisationer som lyder under upphandlingslagstiftningen.

Upphandlingslagstiftningen omfattar Lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen om upphandling av koncessioner (LUK) eller lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).

Aktiviteter det går att söka finansiering för

Ni kan söka finansiering för att köpa in extern kompetens som behövs i samband med en innovationsupphandling. Detta kan till exempel röra sig om extern kompetens inom sakområdet, marknadsanalys och marknadsdialog, processledning, innovationsledning, juridik och avtal, immateriella tillgångar, tjänstedesign och upphandlingsförfaranden. Det kan även röra sig om extern spetskompetens inom cirkulär ekonomi, klimat eller miljö.

Bidraget kan även bekosta tillgång till externa labb, testbäddar, test- och demoanläggningar, produktionsanläggningar och liknande infrastruktur som behövs för att verifiera och validera olika produktions- och utvecklingskritiska egenskaper hos de nya lösningarna i en innovationsupphandling.

Det går inte att söka finansiering för interna kostnader som uppstår i samband med projektet.

Den tidsperiod när Vinnovas medel ska användas kan maximalt uppgå till 8 månader. Från sökandes perspektiv kan projektet vara längre, men i ansökan till Vinnova ska perioden inte överskrida 8 månader.

Två typer av projekt

Vi finansierar två olika typer av projekt:

Spår 1: Ni överväger en innovationsupphandling och behöver ta fram beslutsunderlag för att avgöra om ni ska gå vidare med ett sådant projekt. Ni har att behov av att anlita extern kompetens för att driva processen eller för att bidra med kunskap som stärker beslutsunderlaget.

Vår avsikt är att finansieringen ska öka möjligheten att ta fram tidiga beslutsunderlag som kan leda till innovationsupphandling.

Spår 2: Ni befinner er i en pågående innovationsupphandling, det vill säga ett beslutat och påbörjat projekt om att en ny lösning ska upphandlas. Ni har ett behov av att anlita extern kompetens för att stärka resultatet av er innovationsupphandling. Ni kan även ha behov av extern infrastruktur för verifiering och validering.

Vår avsikt är att finansieringen ska bidra till att öka kvaliteten hos pågående upphandlingar av innovation.

Två olika tematiska områden

Vi finansierar endast projekt som berör minst ett av två följande tematiska områden inom grön omställning:

En resurseffektiv och cirkulär ekonomi
En omställning till en resurseffektiv och cirkulär ekonomi är nödvändig för att minska miljö- och klimatpåverkan, samtidigt som det gynnar näringslivsutveckling och nya jobb. En cirkulär ekonomi bygger på kretslopp, i stället för det linjära "skapa, bruka, slänga". Det handlar om att förlänga livslängden på produkter och att använda resurser smartare, till exempel genom återbruk, delning och återvinning. Genom nya lösningar eller innovativa affärsmodeller som baseras på cirkulära materialflöden kan resurser användas effektivt i giftfria cirkulära flöden och ersätta jungfruliga material.

Klimatneutrala varor och tjänster
Sverige har en målsättning om nettonollutsläpp av växthusgaser till år 2045. Detta innebär att samtliga sektorer måste bidra till att minska klimatutsläppen, vilket gör behovet av klimatneutrala varor och tjänster stort. En klimatneutral vara eller tjänst orsakar inte någon nettoökning av de globala utsläppen av växthusgaser i atmosfären under hela sin livscykel. Detta kräver nya lösningar och affärsmodeller som på sikt skapar förutsättningar för aktörer inom samtliga sektorer att klara omställningen till nettonollutsläpp år 2045.

Stödberättigande kostnader

Följande kostnader är stödberättigande:

• Kostnader för extern kompetens. I ansökan läggs denna kostnad under Vinnovas generella kostnadsslag ”Kostnader för konsulter och licenser mm”.
• Avgifter för användning av extern infrastruktur. I ansökan läggs denna kostnad under Vinnovas generella kostnadsslag ”Övriga direkta kostnader”.

Ni kan inte söka för några andra kostnader än de som nämns ovan.

För närmare information om stödberättigande kostnader, se:

Anvisning till stödberättigande kostnader

Vår finansiering sker genom bidrag och därför måste statsstödsreglerna beaktas.

Reglerna om statligt stöd gäller om bidragsmottagaren är en organisation som bedriver ekonomisk verksamhet. All verksamhet som går ut på att erbjuda varor och tjänster på en marknad utgör ekonomisk verksamhet. Det betyder att även icke-vinstdrivande organisationer kan klassas som ekonomiska verksamheter om de erbjuder varor och tjänster på en marknad. Det är inte avgörande vilken rättslig form verksamheten har, hur den finansieras, om den är offentlig eller privat, eller om den har ett vinstsyfte. Organisationen själv besvarar och ansvarar ytterst för bedömningen av om de bedriver ekonomisk verksamhet eller inte.

Det absolut vanligaste är att offentliga organisationer inte bedriver ekonomisk verksamhet, men ni behöver själva göra en bedömning av er verksamhet enligt ovan för att vara säkra.

Bidrag till parter som inte bedriver ekonomisk verksamhet beviljas i enlighet med förordning (2009:1101) med instruktion för Verket för innovationssystem. I dessa fall utgör inte bidraget statsstöd. Läs mer här

Det finns exempel på offentliga organisationer som agerar på en marknad i konkurrens med privata verksamheter, till exempel offentliga fastighetsbolag. I denna utlysning kommer organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet beviljas bidrag med stöd av 2 § p. 2 förordning (2015:208) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation, det vill säga som stöd av mindre betydelse (de minimis-stöd) enligt förordning (EU) nr 1407/2013.

Innan ni kan beviljas de minimis måste ni lämna in ett intyg om stöd av mindre betydelse.

Blankett hämtas på Vinnovas hemsida

Detta görs i samband med ansökan. Maximalt tillåtet stöd av mindre betydelse är 200 000 euro per mottagare under de tre senaste beskattningsåren.

Bidragets storlek är upp till 200 000 kronor per kompetens eller tillgång till infrastruktur.

Om ni söker stöd enligt spår 1 uppgår bidraget till maximalt 200 000 kr.

Om ni söker stöd enligt spår 2 uppgår bidraget maximalt till 400 000 kr för anlitande av anlitande av minst två eller flera olika typer av kompetens, alternativt två eller flera olika avgifter för tillgång till extern infrastruktur. Om endast en extern kompetens/ infrastruktur används uppgår bidraget till maximalt 200 000 kr.

Stödnivå är 100%. Det betyder att sökande inte ska redovisa egen finansiering i ansökan, utan bara det checkbelopp som söks.

Total budget för utlysningen är 5 miljoner kronor och beslut tas löpande.

Vi kommer endast bedöma ansökningar som uppfyller följande formella krav:

• Sökande utgör en upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation). Med upphandlande organisation avses alla organisationer som lyder under upphandlingslagstiftningen.
• Ansökan ska vara skriven på svenska och/eller engelska.
• Bilagan ”Projektbeskrivning” ska skrivas enligt den mall som tillhandahålls av Vinnova på utlysningens webbsida. Mallen ska användas utan redigering av teckensnitt eller marginaler. Inga egna format på bilagan accepteras.
• Ansökan har inkommit via Vinnovas portal senast den 10 januari 2023 kl. 14.00.

Tips för att skriva en korrekt ansökan utan formaliafel:

• Titta på vår checklista innan ni skickar in ansökan [länk]
• Delta på en av våra digitala frågestunder. För tillfällen, se rubriken ”Digitala frågestunder” längre ner på sidan.

Vi tillåter inte kompletteringar av ansökningar. Om formaliafel uppstår går det bra att lämna in en ny ansökan fram till utlysningen stänger.

Vad bedömer vi?

Potential

• Om projektet anses utgöra en förberedelse för, eller en pågående, innovationsupphandling.
• I vilken grad utmaningen är relevant för flera aktörer (i och utanför offentlig sektor), att efterfrågan av nya innovativa lösningar är stor och att utvecklande företag har förutsättningar för att sprida och skala lösningar.
• Projektets potential att bidra positivt till en resurseffektiv och cirkulär ekonomi alternativt användning av klimatneutrala varor och tjänster.
• I vilken utsträckning innovationsupphandlingen ska utformas med hänsyn tagen till ett jämställdhetsperspektiv samt hur resultatet ska komma både kvinnor och män till godo.

Aktörer

• I vilken utsträckning den externa kompetensen som ska upphandlas är relevant för den möjliga eller pågående innovationsupphandlingen.
• I vilken utsträckning projektledaren har kompetens och förmåga att genomföra projektet.
• I vilken utsträckning projektet har engagerad representation från: a) det verksamhetsområde som ska använda lösningen, b) intern expertis inom upphandling och c) intern innovations- eller utvecklingspersonal.

Genomförbarhet

• I vilken utsträckning budget och tidsplan är realistisk och ändamålsenlig i förhållande till den omfattning och typ av extern kompetens och/ eller specialistrådgivning som ska anlitas.

Hur bedömer vi?

Er ansökan kommer att bedömas mot kriterierna ovan. De ansökningar som bedöms uppfylla kriterierna tillräckligt väl beviljas medel inom våra budgetramar. Vinnovas övergripande portföljsperspektiv kan påverka det slutliga urvalet av projekt. Prioritet ges åt ansökningar som har potential att ta tillvara digitaliseringens möjligheter.

Bedömarna består av en grupp av Vinnova särskilt utsedda experter samt handläggare från Vinnova.

Beslutsprocessen ser ut på följande sätt:

• Endast ansökningar som efter granskning uppfyller de formella kraven som anges i avsnitt 5 kommer att bedömas.
• Bedömningarna görs med hjälp av de kriterier som anges i avsnitt 6.
• Utifrån bedömarnas rekommendation fattar Vinnova beslut om vilka projekt som ska beviljas finansiering.
• Vinnovas övergripande portföljperspektiv kan påverka det slutliga urvalet.
• Beslut skickas till de som sökt finansiering och Vinnova publicerar information om beviljade projekt på www.vinnova.se.

Viktiga datum

• Ansökningar kan skickas in varje dag från och med 15 februari 2022.
• Avläsningstillfällen: 8 mars, 29 mars, 19 april, 10 maj, 31 maj, 21 juni, 30 augusti, 20 september, 11 oktober, 1 november, 22 november och 13 december.
• Sista ansökningsdag: den 10 januari 2022, klockan 14:00.
• Sista beslut: den 31 januari 2023.
• Projektstart: tidigast femton vardagar efter nästkommande avläsningstillfälle och senast den 31 januari 2023.
• Projektslut: senast den 30 september 2023.

Om våra beslut

Hur mycket varje part i projektet beviljas i bidrag framgår av beslutet. Bidrag till ekonomisk verksamhet kommer beviljas med stöd av kommissionens förordning nr 1407/2013 om stöd av mindre betydelse (de minimis-stöd).

Vårt beslut om att bevilja eller avslå en ansökan kan inte överklagas.

Villkor för beviljade bidrag

För beviljade bidrag gäller våra allmänna villkor för bidrag. Villkoren innehåller bland annat regler om förutsättningar för utbetalning, uppföljning, rapportering och nyttiggörande av resultat.

Våra regler och villkor för bidrag

För alla som beviljas bidrag i den här utlysningen gäller även följande särskilda villkor:

• Projektet ska vara representerat av en företrädare för projektet vid en erfarenhetsdag eller liknande aktivitet som anordnas av Upphandlingsmyndigheten och Vinnova.
• Minst en företrädare för projektet ska delta på ett två timmars introduktionsseminarium.

Kompletterande särskilda villkor kan beslutas för enskilda projekt.

Om ni inte följer våra villkor kan ni bli återbetalningsskyldiga. Det gäller också om ni beviljats bidrag felaktigt eller med för högt belopp.

Projektadministration

Det ska vara enkelt att administrera ett projekt i ”Checkar för innovationsupphandling 2022 – grön omställning”. Om vi beslutar att finansiera ert projekt gäller följande:

• Ni lämnar in en startrapport som bekräftar att projektet är startklart. Rapporten lämnas in elektroniskt enligt en fördefinierad mall och ska innehålla ett projektreferat samt ett bank- eller plusgiro för utbetalningar. Er firmatecknare ska också underteckna ett dokument.
• När startrapport har inkommit och godkänts betalas medel ut.
• Under projektets gång deltar ni på ett introduktionsseminarium och en erfarenhetsdag där ni får möjlighet att nätverka med och få inspiration av andra projekt.
• När projektet avslutas lämnar ni in en slutrapport: en kort sammanfattning som ger en samlad bild av hur ni genomförde projektet och vad resultatet blev. Här lämnar ni också en kort kostnadsredovisning.