Att tänka på inför budgetering och redovisning

Dessa tips innebär vissa förtydliganden av villkor och anvisningar, men ger ingen fullständig genomgång av dessa.

Våra allmänna villkor

Budgetering och rapportering

• Vinnova rekommenderar att den funktion eller person som hos projektparten sköter bokföringen i organisationen också är med i framtagande av budget samt rapportering till Vinnova.

• Endast faktiska lönekostnader är stödberättigande personalkostnader. Med personalkostnad menas bruttolön och faktisk lönebikostnad, som till exempel sociala avgifter, avtalsenliga pensionsavsättningar, avtalsenliga försäkringar och avgifter. Vid rapportering får de inte vara en uppskattning eller en schablon utan kostnaden ska ha uppkommit, vilket betyder att lön ska ha utbetalats och bokförts som lönekostnad.

• Indirekta (overhead) kostnader får maximalt uppgå till 30 % av stödberättigande personalkostnader. Det är inte en schablon, utan ska kunna styrkas med en uträkning baserat på verkliga kostnader. Observera att undantag kan gälla för universitet, högskolor och vissa forskningsinstitut.
• Konsultkostnader måste framgå av ansökan för att vara stödberättigande.
• Avvikelser mot budget som inte är av mindre betydelse kräver en ”Begäran om ändring” som ska godkännas av Vinnova. Om förändringar som leder till sådana avvikelser genomförs utan godkänd begäran om ändring av Vinnovas beslut om finansiering är kostnaderna inte stödberättigande. Det kan även leda till återbetalningsskyldighet.

Bokföring och redovisning:

• Alla rapporterade kostnader, inklusive personalkostnader, ska finnas i projektpartens ekonomisystem samt vara redovisad på en projektspecifik kod eller på annat sätt särskiljbara från organisationens övriga transaktioner.
• Till varje kostnad ska det finnas verifikat som styrker kostnaden, så som exempelvis faktura, kvitto, lönespecifikation och tidsredovisning.