Processen innan och under arbetet med en Mikrosajt

MILLAN! Kolla av Louise text!

En mikrosajt, eller en områdeswebb, kan vara ett sätt att kommunicera inom ett visst ämnesområde eller till en viss målgrupp. Det är oftast en kommunikationspartner eller en medarbetare i organisationen som identifierar ett behov av en mikrosajt till sitt område.

Inför uppstart av en mikrosajt

När ett behov av en mikrosajt uppstår, kan det vara bra att fundera på dessa frågor inför ett uppstartsmöte.  

Inriktning 

• Hur skulle du beskriva vad mikrosajten eller områdeswebben handlar om med en mening? 

Målgrupp  

• Vem ska ta del av informationen? 
• Hur många finns i målgruppen?   

Syfte och nytta  

• Varför kommer era besökare vilja besöka mikrosajten? 
• Vad vill vi att de ska förstå genom att besöka mikrosajten? 
• Vad vill vi att de ska göra? 
• Hur relaterar det här till andra satsningar och områden? 

Bemanning  

• Vem i organisationen är sakansvarig och kan ta ansvar för att informationen är korrekt, uppdaterad och relevant? 
• Hur mycket tid har denna sakansvarig att avsätta för detta löpande? 

Vilka roller behövs för att skapa en mikrosajt

För att en mikrosajt ska kunna skapas behöver tre olika roller fyllas: 

• Sakansvarig som aktivt kan förvalta mikrosajten
• Kommunikationspartner
• Webbredaktör

Sakansvarig

Sakansvarig ansvarar för att innehållet är korrekt, relevant och uppdaterat. Det är oftast den personen som även anges som sidansvarig på alla mikrosajtens sidor.

Vad sakansvarig förväntas göra

• Hjälpa att ta fram underlag när mikrosajten skapas
• Finnas tillgänglig för att svara på frågor och kommentera utkast
• Granska mikrosajten före publicering
• Regelbundet granska sajtens innehåll så att det är korrekt, uppdaterat och relevant.

Som sakansvarig kan det vara bra att veta:

• Texter kommer att justeras för att språket ska bli tydligt och anpassat för webben. Men redaktören bör alltid stämma av detta så att ingen information är felaktig eller går förlorad.
• Mikrosajten kan avpubliceras om mikrosajtens prestation försämras och inga åtgärder görs.

Kommunikationspartnern

Kommunikationspartnern säkerställer mikrosajtens nytta kopplat till andra insatser, som events, film eller inlägg i sociala medier.

Vad kommunikationspartnern förväntas göra

• Tydliggöra mikrosajtens målgrupp, syfte och nytta tillsammans med sakansvarig
• Utifrån syfte och nytta, ta fram huvudbudskap och göra ett informationsurval tillsammans med sakansvarig.
• Efterfråga underlag och ställa övergripande frågor till sakansvarig
• Ta fram och förankra en prototyp för mikrosajten tillsammans med webbredaktören
• Fungera som bollplank för webbedaktören och sakansvarig
• Ta fram passande bilder
• Göra mindre uppdateringar när mikrosajten publicerats

Webbredaktören

Webbredaktören ansvarar för att ta fram och publicera innehåll på mikrosajten. 

Vad webbredaktören förväntas göra:

• Ta fram och förankra en prototyp för mikrosajten tillsammans med kommunikatören
• Producera tydligt och tillgängligt innehåll, med texter skrivna på klarspråk
• Ställa frågor och göra utkast tillgängliga för granskning

• Skapa och publicera sidor på svenska och engelska

• Inte göra sajten publik förrän sakansvarig godkänt

• Sätta sidansvarig för varje sida

• Skapa best bets med relevanta sökord

Så skapas en mikrosajt

1. Behov och prioritering: Sakansvarig och kommunikationspartner gör en bedömning av prioritering, behov, målgrupp och bemanning kopplat till andra insatser. 
2. Syfte och mål: Sakansvarig och kommunikationspartnern svarar på frågorna ovan om mikrosajtens budskap, syfte och mål. De tar även fram underlag och gör ett informationsurval. 

3. Koncept: Webbredaktören skapar ett koncept - en prototyp - och bollar denna med kommunikationpartnern.

4. Förankra koncept: Webbredaktör och kommunikationspartner demar prototypen, inklusive dess struktur och upplägg för sakansvarig. Nu diskuteras koncept, struktur, och informationsurval – inte detaljer. Webbredaktören fångar också upp idéer och utvecklingsbehov.

5. Första utkast: När ett koncept har valts, kan detaljer sättas. Webbredaktören skapar ett första utkast. Kommunikationspartnern hjälper till att hitta bilder.
6. Första iterationsrundan: Kommunikationspartner och sakansvarig samlar in kommentarer och förslag på justeringar från berörda. Detta bör ta max två veckor. 
7. Andra utkast: Webbredaktör producerar ett andra utkast.
8. Andra iterationsrundan: Kommunikationspartner och sakansvarig samlar in kommentarer och förslag på justeringar från berörda. Detta bör ta max en vecka. 
9. Publicering: Sajten publiceras när sakansvarig godkänner. Som del av publiceringsprocessen översätts sajten till engelska. Redaktören lägger också in sidaansvariga och skapar best bets för relevanta sökord.
10. Aktiv förvaltning: Sakansvarig ansvarar för att granska mikrosajten med jämna mellanrum, gärna tillsammans med kommunikationspartnern. Kommunikationspartnern ansvarar för att göra de justeringar hen förmår och bolla med webbredaktören vid behov.