Vad är Idéslussen i Sundsvall?
Idésluss Sundsvallsregionen drivs idag av Sundsvalls kommun i samarbete med Härnösand, Timrå och Ånge kommun, Region Västernorrland, Bron Innovation och Bizmaker som är en regional företagsinkubator. Idéslussen är en ”fri och trygg plats”, öppen för alla medarbetare och chefer i kommunens förvaltningar och bolag att kunna utforska och testa en idé eller ett problem i tidiga skeden.
Det är inte en idélåda, utan en plats för medarbetare och organisation att träna sin innovationsförmåga. Vi erbjuder facilitering, processer, verktyg mm för att systematiskt arbeta med förenkling, förändring och förnyelse. Det handlar alltså lika mycket om människorna som själva idéerna. Idéslussen är ett resultat av en rad förnyelse- och innovationsarbete inom Sundsvall kommun. 2011 antogs en hållbar tillväxtstrategi som adresserade förnyelse/innovation som en central tillväxtfaktor.
Sedan 2014 har Sundsvalls kommun haft ett samarbetsavtal med Mittuniversitetet som resulterat i fler än 60 forskningsprojekt. Sundsvalls kommun har under många år varit en aktiv part i det regionala innovationssystemet tillsammans med forskning, näringsliv och civilsamhälle, vilket har varit en bra grund för att kicka igång Idéslussen. Vi ser mer och mer att det offentliga har en allt viktigare roll i innovationsarbetet för forskning och näringsliv. Vi är inte bara en finansiär av utvecklingsarbeten, utan det finns verklig nytta för företagen att förstå våra målgruppers behov för att skapa bättre tjänster och nya innovationer. Ja, kommunerna är helt enkelt en viktig pusselbit för att hitta de där riktigt innovativa idéerna som möter medborgarnas behov.
Hur arbetar ni?
I Idéslussen arbetar en innovationsledare och två idécoacher samt en kommunikatör och ekonom. Idécoachernas uppgift är att ta armkrok med idébäraren och på olika sätt stödja innovationsresan. Hur går det då till? Idébärare kan nå idéslussen via olika kanaler och genom möten.
Vi är ofta ute och träffar medarbetare, har olika aktiviteter och workshops. Vi inleder med en dialog för att ringa in vad som ska utforskas och om idébärarens ambition. Vi kan stödja och tillsätta kompetenser men vi tar inte över idébärarens roll. Det är inte någon annan som ska göra jobbet utan man måste själv vilja driva sitt case. Vi borrar i behov och önskade effekter, om idéns nytta för verksamheten och värde för dem vi finns till för och vilka möjligheter det finns att förverkliga den.
Om det är en affärsidé ges idébäraren ett val att ta idén till en inkubator eller annan aktör. Efter att ha utforskat och testat idén presenteras ett koncept för verksamheten. Man kan se det som att vi gör en förstudie och lämnar över ett beslutsunderlag för hur idén kan utvecklas eller implementeras i verksamheten. Idéslussen går aldrig in i verksamheter om inte vi bjuds in att göra så.
Det är verksamhetens beslut att finansiera och införa nya koncept. Kanske inser vi under resans gång att det är en bra idé, men att den riktigt inte passar i kommunen. Vi stöttar då idégivaren att komma i kontakt med andra aktörer där idén kan ”hitta hem”.
Förutom själva innovationsprocessen arbetar vi med ett innovationsprogram som är 8 utbildningstillfällen under ett år, innovationsdagar och öppna workshops och seminarium. I innovationsprogrammet går vi igenom grunderna till tjänstedesign, lyfter myter och exempel kring innovation i offentlig sektor, hur vi engagerar anställda i förnyelsearbetet, digitalisering som verktyg och hur arbeta för en innovationsfrämjande kultur.
Vad har ni gjort?
I dagsläget har vi 128 case (idéer), varav 8 av dem har kommit till implementeringsfasen. 88 stycken är avslutade eller på väg att flyttas över in i en verksamhet för fortsatt utveckling. Vi har just öppnat upp en ”caseportal” på vår webbsida för att sprida goda exempel och vara transparenta för våra samarbetspartners.
På webbsidan finns det förutom caseportalen även inspiration, info om hur idéslussen arbetar och nyhetsbrevet ”Aktuellt i Idéslussen” som skickas ut en gång i månaden. En av våra stora satsningar är Innovationsprogrammet, ett utbildningsprogram som pågår under 10 dagar och 8 tillfällen under ett års tid.
Programmet har drivits av Idéslussen tillsammans med Amplify Innovation AB där vi 2018 lockade 25 deltagare och året därpå 40 deltagare från olika verksamheter. Ett resultat som kommit ut från Idéslussen är caseportalen ”Innovation Hub Sundsvall” som samlar case om offentlig innovation för hållbar utveckling, alltså helt i linje med Idéslussens mål och uppdrag.
Tips till andra som vill arbeta med innovation i offentlig verksamhet?
Tror du något eller vet du? Alldeles för ofta gör vi antagande om vad verksamheter önskar och behöver och är alldeles för snabba att gå på lösning. Parkera den och ta dig istället tid för att fråga och gräv i behovet på djupet. Där är kundresor och processkartläggning värdefulla verktyg.
En viktig lärdom vi tog med oss från förstudien om idéslussar, var att skapa tvärkompetenta team och innovationsråd från olika delar av organisationen för att bli snabba och flexibla. Vi tror inte på att ledningsgrupper ska vara styrande i processen. Risken finns att det tar stopp när det blir en prioriteringsfråga bland allting annat.
Den fria och trygga miljön för att utforska och testa är viktig för att skapa förmågor hos individer och för att komma till en innovativ organisation. När Idéslussen startades upp 2017 satte vi därför ihop ett idéråd som skulle vara vägen mellan idéslussen och ledningen.
Ledningen ska självklart involveras tidigt i arbetet och ha ett övergripande ansvar för att nya idéer ska kunna prioriteras och implementeras, men idéslussen bör ligga på ”neutral mark”. Övergången mellan test och implementering bör därför ske genom dialog och tajming.
Fundera därför på hur ni bäst kan organisera en innovationsplattform i just er kommun eller verksamhet. Vilka ska styra och hur ska det integreras i den vardagliga verksamheten? Det är alltså många hur-frågor som det är bra att hitta svar på under resans gång.
Har ni något exempel på en idé eller innovation som har kommit in?
En sjuksköterska på socialtjänsten ville ha ett förändrat arbetssätt hur man arbetade med dementa på kommunen, speciellt hur man kan sätta en tidig diagnos för att öka livskvaliteteten. Tillsammans med Idéslussen formades ett team med olika kompetenser och verksamheter. Det gjordes ett grundligt fakta arbete, fyra forskningsprojekt, en processkartläggning och kundresor.
Resultat om nuläget är att kommunen kommer in i ett mycket sent skede. Den sjuke och även den anhöriga är i mycket dåligt skick. Förslag på nyläge har tagits fram och detta förankras just nu med politik, verksamhet och samarbetspartners. Idag är det 10 personer som arbetar med sammanlagt fyra olika förslag på lösningar som alla möter verkliga behov hos den dementa och dennes anhöriga.