Vad är Idésslussen i Piteå och Skellefteå?
Idésluss för hållbar samhällsutveckling är ett treårigt samarbetsprojekt mellan Skellefteå kommun och Piteå kommun. Projektet koordineras i Piteå men projektleds från respektive kommuns kommunledning. Målet för både Piteå och Skellefteå är att skapa en stödjande struktur och kultur för ett långsiktigt innovationsarbete.
Eftersom organisationernas kontext är så pass olika har vi strävat efter att testa olika angreppsätt med den målbilden och fokusera på att utbyta så mycket erfarenheter som möjligt kring det lärande som arbetet lett till.
Piteå:
I Piteå består arbetet av fyra delar: stimulera en innovationskultur, stötta och vara bollplank åt idégivare, samordna och koppla ihop olika projekt som kan vinna på samverkan och slutligen hjälpa till med att sprida goda exempel.
Piteås projektkontor finns som en stödfunktion när förvaltningar ska utveckla sina verksamheter och bidrar med kunskap och verktyg. Framförallt ser vi till att stötta och coacha idégivare under resans gång – från idé till handling. Som projektledare för idéslussen innebär det att vi finns med på många olika hörn.
Vi besöker frukostträffar för att träffa idégivare och vi är på chefsforum för att hålla ledarskapsutbildningar.
Skellefteå:
Skellefteå har som större organisation haft tyngdpunkt på att bygga förmåga för innovation på ett bredare plan. Det är i digital transformation, och nu i en senare fas, också tillitsbaserad ledning och styrning, som innovationsarbetet får sitt sammanhang.
Störst fokus har legat på stöd och service samt ledning och verksamhetsstöd, där man testat bredare arbetssätt som ”transformationsmotorn” för att skapa action kopplat till önskad målbild.
På sikt är Skellefteås målsättning att skapa ett integrerat stöd för innovation i kärnverksamheten genom centrala stödfunktioner och strategiska samordningsfunktioner, samt få till stånd en styrmodell som främjar innovation.
Hur arbetar ni?
Det är inte helt lätt att förena två kommuners olika förutsättningar och viljor i ett gemensamt utvecklingsprojekt som Idéslussprojektet. Skellefteå kan beskrivas som kommunen med ”muskler”, där man är van att arbeta med både digitalisering och samordnad styrning. Piteå är en mindre kommun med färre utvecklingsresurser, men har en stark idékultur och är vana med att driva projekt.
Vi upplever att vi har lyckats dra nytta av varandras olikheter och det har därför varit många fördelar med att jobba ihop. Samarbetet underlättades av att vi tidigt i projektet klargjorde saker som mål, syfte och roller samt vilka aktiviteter som skulle stå i fokus för vårt kommunsamarbete.
Ett sådant fokusarbete har varit gemensam jämställdhetsutbildning för projektgrupper och styrgrupper. Sedan får vi inte glömma bort studiebesöken och kontakterna som knutits mellan kommunernas olika förvaltningar.
Vi som projektledare, i varsin kommun, har även haft stor nytta i att kunna bolla utmaningar och stötta varandra i vardagen.
Vad har ni gjort?
Skellefteå:
Innan vi startade Idéslussprojektet deltog både Piteå och Skellefteå i Vinnovas förstudie om idéslussar. I Skellefteå lärde vi oss att våra digitala tjänster höll för låg kvalitet och inte mötte invånarnas behov tillräckligt bra.
Därför har vi fokuserat extra mycket på att stärka förutsättningarna för digital transformation, där organisationen behöver växla upp inom ett antal områden (på samma sätt som för innovation) med digitalisering som en dimension av allt vi gör. Där är tjänstedesign som arbetssätt något som vi strävat att etablera brett inom verksamhetsutveckling.
Det har genomförts via ett antal testcase parallellt med utbildning och arbetsmodeller för transformation, där vi använt tjänstedesign och sprintmetodik samt testat att arbeta med idéutmaningar med digitalt stöd.
Piteå:
I Piteå började vi med pilotprojekt inom Socialtjänsten samt på förvaltningen för Kultur, park och fritid, men har sedan utökat till att arbeta med samtliga förvaltningar.
För att främja långsiktig innovationsförmåga – vilket är vårt mål – finns innovation idag med som en del i såväl i Piteås policys som i introduktionsutbildningen för nyanställda och förtroendevalda.
I våra organisationer har vi utbildat mer än hundra chefer och stödfunktioner i innovationsledning på olika vis, haft politikerworkshops och anordnat återkommande öppna seminarier för medarbetare. Ja, detta var ett litet smakprov på det vi gjort sedan starten 2017!
Tips till andra som vill arbeta med innovation i offentlig verksamhet?
Ska det bli en vana att arbeta med innovation och förnyelsearbete räcker det inte med en insats eller en utbildning, utan det krävs långsiktigt arbete med de organisatoriska förutsättningarna.
För oss har det varit viktigt att väva in nya verktyg och metoder i den ”infrastruktur” som redan finns inom kommunen, annars riskerar mycket på sikt att rinna ut i sanden. Det är även viktigt att se hur innovationsarbetet relaterar till ledarskapet och det övriga utvecklingsarbetet i kommunen. Och sist men inte minst: testa er fram!
Börja med ett mindre case som snabbt kan visa effekt på vad innovationsarbete kan ge. Det skapar motivation och inspiration – en viktig ingrediens i all typ av förändringsarbete.
Har ni något exempel på en idé eller innovation som har kommit in?
Piteå:
Det finns många idéer som det arbetas med just nu, såväl stora som små, men ett exempel från Piteå är den om textilåtervinning och sysselsättning från en medarbetare på arbetsmarknadsenheten.
Medarbetaren arbetar vid en återanvändningsmarknad och såg ett behov av att utöka sortering och återbruk av textilier, samtidigt som man skapar sysselsättning för personer med behov av anpassade arbetsuppgifter.
Idag arbetar representanter från två förvaltningar, det kommunala renhållningsbolaget samt flera second-hand butiker med att utveckla idén.
Skellefteå:
Ett exempel från Skellefteå är den om Avfallsaffären. En medarbetare hade en idé om att göra det enklare att byta abonnemang för soptunnor genom att införa en digital tjänst, en idé som ledningsgruppen på samhällsbyggnad tog med sig och arbetade med under en workshop för kommunens alla.
Med hjälp av verksamhetsutvecklare som utbildades inom tjänstedesign och tillämpade SKL och Innovationsguidens mallar för detta utvecklades idén till en tjänst där invånare idag får ett meddelande om när sopbilen kommer – en väldigt uppskattad tjänst idag.